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¿Qué son los gastos de representación?
Los gastos de representación se refieren a los gastos en que incurre un empleado en el ejercicio de sus funciones profesionales, concretamente para mantener, desarrollar y consolidar la red de relaciones comerciales de la empresa y garantizar un seguimiento riguroso de la clientela. Estos gastos, pagados por la empresa, son esenciales para que el empleado pueda establecer, reforzar y conservar su red comercial y su cartera de clientes.
Tipos de gastos de representación
Gastos reales de representación
Los gastos reales de representación son los gastos efectivamente realizados por un empleado en el ejercicio de su actividad profesional dentro de la empresa.
Estos gastos, en principio, deben ser reembolsados por el empresario conforme al artículo 327 bis del Código de Obligaciones (CO) siempre que el trabajador presente los justificantes de dichos gastos. Los reembolsos efectuados por la empresa no se consideran ingresos imponibles para el empleado.
Todos los empleados tienen derecho a gastos de representación efectivos.
Gastos de representación a tanto alzado
Los gastos de representación a tanto alzado son asignaciones predeterminadas concedidas por el empresario para cubrir gastos relacionados con la representación. En este caso, el trabajador no necesita presentar justificantes detallados de cada gasto.
Estas dietas pueden calcularse como un porcentaje del salario bruto total del empleado, con porcentajes y límites máximos específicos establecidos en función del salario. Si el trabajador cumple las condiciones, la indemnización global por gastos de representación percibida no está sujeta a tributación.
Sólo algunos trabajadores tienen derecho a una tarifa plana para gastos de representación.
¿Quién puede optar a la indemnización global por gastos de representación?
El derecho a percibir una cantidad a tanto alzado por gastos de representación no depende únicamente del cargo o el título profesional del empleado. De hecho, las autoridades fiscales han decidido no basarse en estos criterios. La razón es sencilla: un título o función específicos no garantizan necesariamente un deber de representación efectivo y personalmente asumido.
Para remediar este problema, se utiliza el nivel de remuneración como criterio determinante. Según la Información nº 6/2005, se considera que un empleado tiene un fuerte deber de representación en cuanto su sueldo bruto total alcanza o supera la cantidad de 150.000 CHF anuales, suponiendo un grado de ocupación del 100%.
Tenga en cuenta que, en el caso de los empleados con un salario bruto total inferior a 150.000 CHF, los pagos a tanto alzado por gastos de representación tributarán como ingresos.
También es importante tener en cuenta que, aunque se alcance o se supere el umbral salarial, las autoridades fiscales pueden exigir al empresario que aporte pruebas adicionales para confirmar el firme deber de representación del empleado.
¿Cómo se calcula la indemnización global por gastos de representación?
Tarifas y ejemplos de cálculos
5% del salario bruto total hasta 250.000 CHF
Este tipo se aplica cuando el salario bruto total del trabajador no supera los 250.000 CHF anuales.
Por ejemplo, si un empleado tiene un salario bruto de 200.000 CHF, la indemnización global por gastos de representación sería de 10.000 CHF (5% de 200.000 CHF).
10% del salario bruto total por encima de 250.000 CHF
Si el salario bruto total del trabajador supera los 250 000 CHF, se aplica un tipo del 10 % al excedente.
Por ejemplo, si un empleado tiene un salario bruto de 300.000 CHF, la indemnización se calcularía de la siguiente manera: 5% de 250.000 CHF (es decir, 12.500 CHF) más 10% de 50.000 CHF (es decir, 5.000 CHF), lo que da una indemnización total para gastos de representación de 17.500 CHF.
Limites
Se ha fijado un límite máximo absoluto de 100.000 CHF anuales para la indemnización a tanto alzado. Esto significa que, independientemente de la cuantía bruta del salario, la indemnización a tanto alzado no puede superar este importe.
Protocolo y procedimiento de admisión
Al introducir gastos de representación a tanto alzado, los empresarios deben seguir un protocolo de admisión específico para garantizar que estas asignaciones a tanto alzado no se consideren ingresos imponibles para sus empleados.
- Elaboración de una lista: El empresario debe elaborar una lista detallada del personal que percibe dietas de representación a tanto alzado. Esta lista debe incluir información relevante sobre cada empleado, como el nombre, el cargo, el salario bruto total y el importe de la indemnización a tanto alzado. Descargue la lista.
- Sometimiento a las autoridades fiscales: Una vez elaborada la lista, debe someterse a la aprobación de las autoridades fiscales. Se trata de un paso fundamental para garantizar que las asignaciones a tanto alzado no se consideren ingresos imponibles.
- Esperar la aprobación: Tras la presentación, el empresario debe esperar la aprobación de las autoridades fiscales. Si la administración tiene alguna pregunta o duda, puede solicitar información adicional o aclaraciones.
. - Aplicación: Una vez obtenida la autorización, el empresario podrá comenzar a abonar las indemnizaciones a tanto alzado a los trabajadores afectados, de acuerdo con los porcentajes y límites máximos establecidos.
- Seguimiento y actualización: Es esencial actualizar periódicamente la lista del personal que percibe asignaciones a tanto alzado, especialmente en caso de cambios en el salario, el cargo u otras circunstancias relevantes. Además, el empresario debe estar preparado para aportar justificantes o pruebas del deber de representación en caso de que se lo soliciten las autoridades fiscales.
Otra solución es adoptar las directrices de FER-Genève sobre gastos, de modo que el empresario no tenga que elaborar una lista de empleados. Por otro lado, la empresa está obligada a enviar cada año a Hacienda una carta en la que certifique que los gastos de representación a tanto alzado abonados a los empleados cumplen las condiciones establecidas en la Información 6/2005.
Conclusion
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FAQ - Gastos de representación
Entre los criterios para tener derecho a los gastos de representación a tanto alzado se incluye tener un deber de representación importante.
En Ginebra, el criterio salarial es determinante. Los asalariados que ganan 150.000 CHF o más al año pueden optar a esta prestación a tanto alzado exenta de impuestos.
El importe a tanto alzado se calcula sobre la base del salario bruto. Se aplica un primer tramo del 5 % a los salarios comprendidos entre 150 000 y 250 000 CHF. Un segundo tramo se aplica a los salarios superiores a 250.000 CHF.
El límite máximo es de 100.000 CHF.
La lista de trabajadores que se beneficiarán de las indemnizaciones a tanto alzado debe elaborarse y presentarse a las autoridades fiscales para su aprobación.
Otra solución es utilizar el modelo de acuerdo FER Ciam.
Los gastos a tanto alzado se pagan al mismo tiempo que el salario del trabajador.
No forman parte de su salario y no están cubiertos por la seguridad social.
